季節は10月、そろそろ新しい手帳が店頭に並ぶシーズンに入りました。
スマホ普及率が85％を超えた日本でも、紙の手帳を使う人の方がまだまだ多いようです。
かくいう私も、紙の手帳を愛用して30年。この先もデジタルに変更する予定はありません。
今回は、仕事効率を高めてくれる現代人の必須アイテム「手帳」についてお伝えします。
1．社会人として信用を築くための根幹、スケジュール管理
現代社会で暮らしていると次から次に予定が入ってくるものです。仕事の打合せ、書類作成やメールの返信期限。プライベートにおいても冠婚葬祭から始まり、クラブ活動や友人との飲み会など、記憶することが不可能な量の予定が入ります。
入ってくる予定を効率よくスケジューリングするためにも、過去を振り返るのにも現代人にとって手帳に書き留めることは必須事項です。
そもそも、大切な仕事の打ち合わせをすっぽかしてしまっては、社会人としての信用を大きく傷つけることになってしまいます。また、効率のよいスケジューリングを心がけなければ移動や待ち時間が多くなり時間を有効に使うことは難しくなります。
手帳に「夢や実現したいことを記載する」「気づきをメモする」など、効果的な使い方を紹介する書物もありますが、手帳の1番の役割はスケジュール管理をすることにあります。まずは、紙の手帳、アプリ関係なく記入する場所を一元管理することで、ダブルブッキングを避け計画通り予定をこなすことを心がけましょう。逆に言ったら、このことができていなかったら、どんなに有効なメモを取ったところで、社会人としての信用を築くことはできません。
2．毎年実施しておきたい「手帳会議」とは？
今、使っている手帳は使い勝手がいいですか？
手帳を買い替える前に、古い手帳の使い勝手を検証することを「手帳会議」というそうです。毎年買い直すモノですから、少しでも記入が楽で見やすい手帳を選ぶことは、翌年の記入時間を短縮することで全ての効率を上げてくれることにもつながります。
現在の手帳を見て空白が多いのであれば、1サイズ小さいモノに変更することで、持ち運びが楽になるとともに、バッグの容量を100g軽くすることも可能になります。
私も、5年前にそのことに気付いたので、それ以降、手帳はYシャツの胸ポケットに入るサイズのモノを使い続けています。
記入には略語を多用する。青と赤のボールペンを使い分けることで、カテゴリー分けも楽になり、手帳のサイズは小さくなっても汎用性は高まりました。
雑誌等で「来年の手帳特集」などをよく目にしますが、毎年、特集されている手帳に買い替えていたら使い勝手が変わり、慣れるまでの間にスケジュール管理をミスしかねません。できるだけ、使い勝手がいい手帳を探し当て同じモノを長く使うことをお勧めします。なぜなら、フォーマットが同じ手帳を使うと違和感なく記入できるうえに、過去を振返るのにも転記するのも格段に楽だからです。
3．私が紙の手帳を選ぶ理由
アプリでスケジュール管理をすることは、職場でスケジュールの共有ができるばかりか、アラームの設定をしておくことでリマインダーとしての役割も果たしてくれます。
これは大きなメリットだと思います。しかし、反面、通話中はハンズフリーにしない限り、スケジュール確認や入力ができない。お客さんや上司の前でメモするとき紙の手帳と違いスマホを触る心理的なハードルがある。
バッテリーがないときはスケジュール確認をすることもできない。
自分で手書きした文字はあとから見返したとき、記入した時の情景を思い出しやすいのにたいして、デジタルデータだと思い出しづらい。
手帳の見開きページの方がスケジュール全体を把握しやすい。
数年でこれらの問題が改善され、アプリの方が使いやすくなる、もしくは紙の手帳では真似できない機能が付加されることで、アプリでスケジュール管理をする人の数が多くなっていくとは思いますが、その技術革新がくるまでは、紙の手帳を変える必要はないと思っています。
なぜなら、手帳は1冊高くて1500円。1年間ちゃんと使えば、こんなにパフォーマンスが高いモノはないからです。
まとめ
1. 予定が次から次へ入る現代人にとって手帳は必須である
2. 手帳を買い替える前に、現在の使用状況をみて、使いやすいモノに変更するように心がける
3. スマホでスケジュール管理をするメリットも存在するが、現状は紙の手帳の方が優れている面が多い
手帳はマイルールを決めれば決めるほど使い勝手がよくなり、仕事の効率を高めてくれます。手帳会社の宣伝広告に踊らされるより、どんなモノが自分にあっているか自問自答してみてください。
